Los archivos de papel eran la única manera de guardar las cosas en el pasado. Pero ¿son necesarios actualmente? Lo cierto es que, al menos hasta el momento, sí lo son. Todavía son muchas las empresas que no entregan facturas digitales e incluso muchas documentaciones oficiales deben de guardarse en papel. Esto hace que elementos como los archivadores con anillas personalizados continúen siendo absolutamente imprescindibles.
Estos archivadores personalizados permiten tener claros qué papeles son los oficiales de la empresa e incluso se pueden realizar archivadores personalizados en diferentes tonos para marcar departamentos diferentes o para diferenciar papeles de distintos tipos o con diferentes fechas de caducidad. Si bien la mayoría de papeles pueden destruirse a los cinco años, hay papeles que hay que guardar más tiempo y no es mala idea guardarlos a parte.
Lo que es cierto es que cada vez se guardan menos cosas en papel y ya son muchas las oficinas que digitalizan toda la documentación que reciben y la guardan. No obstante, si no se posee un buen servidor o no hay copias de seguridad garantizadas, lo mejor es que el material que es obligatorio conservar durante cierto número de años, se guarde en papel.
Para evitar que el papel acabe devorándonos hay que hacer limpiezas cada dos o tres años. Incluso puede ordenarse todo y dejar separado lo que podría tirarse el siguiente año. De esta forma, en una fecha más o menos siempre igual, se pueden coger los archivadores caducados y destruirlos.
Una de las ventajas de destruir la documentación caducada cada año es que podemos hacerlo con relativa facilidad. Entre que cada vez hay menos papeles y que la limpieza se hará con frecuencia, el trabajo será asumible para llevarse a cabo en una máquina destructora de papel de oficina, salvo el caso de grandes empresas.
Hay que tener en cuenta que todo lo que contenga datos protegidos hay que destruirlo y lo mejor es destruir siempre todo. Pero si no es posible hacerlo porque hay trabajo acumulado de años o demasiado papel, hay empresas especializadas que se encargarán de recoger todo el papel y destruirlo de la manera adecuada para que no tengamos ninguna responsabilidad sobre los datos allí contenidos.
Con estos consejos, tener un archivo bien ordenado y solo con lo justo y necesario será mucho más sencillo y su aspecto será impecable.